Kommunens politiker blir papperslösa
Politiker vid kommunens samtliga nämnder har från och med årsskiftet gått över till digitala sammanträdeshandlingar: - Det här innebär en besparing på många sätt. Vi slipper trycka upp tusentals papper. Det krävs inte någon postgång eller budbil som kör ut handlingarna till alla, säger Emma Kaumheimer, kanslichef på Sigtuna kommun.
Inför varje sammanträde i de politiska organen i kommunen så trycks det upp mängder av handlingar som sedan ska distribueras till förtroendevalda brevledes. För den saken har även budfirma anlitats och utöver det har kommunen även varit tvungna att posta ut ärenden till invånare som vill ta del av dem. Men nu är det slut på pappersversionerna av sammanträdeshandlingarna. Kommunen går över till enbart digitala handlingar.
Redan under 2018 gick flera av nämnderna över till digitala handlingar men nu följer resterande med, inklusive kommunrevisionen:
– Det här innebär en besparing på många sätt. Vi slipper trycka upp tusentals papper. Det krävs inte någon postgång eller budbil som kör ut handlingarna till alla. Nämndsekreterarnas arbetsmiljö förbättras, då detta även innebär att det blir mindre stressigt. Dessutom är systemet också mer säkert än att få handlingarna i sin brevlåda, eftersom det tekniskt går att lägga på tvåstegsverifiering då det är sekretessärenden, förklarar Emma Kaumheimer, kanslichef på Sigtuna kommun.
Exat hur stor den ekonomiska besparingen blir på detta är inte känt, den rena pappersbesparingen uppgår till ca 1,2 miljoner kronor, utöver det så behöver kommunen inte längre avsätta personal för hanteringen av tryck och distribution.
– Vi behöver se över både tidsåtgång och direkta kostnader runtom i alla våra verksamheter, inte minst bland oss förtroendevalda. Att begränsa användningen av papper, garantera en säker hantering av handlingar och minska arbetstid och tryckkostnader är ett självklart steg att ta, säger Olov Holst (M), Kommunstyrelsens ordförande.
